1. Wie bereite ich einen Rollout erfolgreich vor?

Ein gelungener Rollout hängt unmittelbar mit der Identifizierung der eigenen Nutzergruppen zusammen. Sie sollten sich klar machen, wo, wie und von wem LAWLIFT zukünftig genutzt werden soll. Hierzu können Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Welche Zielgruppe soll erreicht werden?
• Wie soll die Zielgruppe erreicht werden?
• Wie groß ist die Zielgruppe?
• Werden die zukünftigen Nutzer als Autoren selbst Vorlagen erstellen oder handelt es sich nur um Nutzer automatisierter Vorlagen?
• Bestehen Vorkenntnisse bezüglich LAWLIFT oder technische Affinitäten?
• Wie sieht der Dokumentenerstellungsprozess zurzeit aus? Werden bereits Konkurrenzprodukte genutzt?
• Auf welchen Kanälen kann oder soll LAWLIFT beworben werden?

2. Wie erhöhe ich die Sichtbarkeit meiner Legal-Tech Anwendung im Unternehmen?

Zunächst sollten alle Mitarbeitenden über eine zentrale Stelle von der Einführung von LAWLIFT erfahren. 

Dafür bietet sich beispielsweise die Einführung eines internen Legal-Tech Newsletters an. Dieser kann in regelmäßigen Abständen an die Mitarbeitenden versandt werden und Informationen über LAWLIFT (Was ist das? Was macht man damit? Was sind die Vorteile? Ihre Erfolgsgeschichten) enthalten. Sofern Sie Publikationen erstellen, können diese ebenfalls in den Newsletter mitaufgenommen werden. 

Weiterhin hat es sich bewährt, eine Legal-Tech Seite (z.B. in Sharepoint) oder eine unternehmenseigene Knowledge-Base aufzubauen, welche alle wichtigen Informationen zu LAWLIFT gebündelt bereitstellt. Dazu zählen insbesondere Links zu nutzbaren Publikationen, zur LAWLIFT-Akademie sowie zur LAWLIFT-Hilfeseite und die Aufführung eines unternehmensinternen Ansprechpartners, der den Nutzern bei Fragen und Problemen zur Seite stehen kann.

Sinnvoll ist es auch, LAWLIFT direkt in den Onboarding-Prozess aufzunehmen und diesen visuell zu unterstützen. Dafür kann neuen Mitarbeitenden beispielsweise ein LAWLIFT-Trailer zur Verfügung gestellt werden, welcher kurz und verständlich die Arbeitsweise mit LAWLIFT erläutert. Auch mit Videos für bestehende Mitarbeitende haben wir gute Erfahrungen sammeln können. Ein solches ist schnell geschaut, kann die Vorteile der Arbeit mit LAWLIFT herausstellen und vermittelt erste Kenntnisse für die Arbeit mit LAWLIFT. Alternativ und unterstützend können Sie die wichtigsten Informationen in einer PowerPoint-Präsentation zur Verfügung stellen. 

3. Vermitteln von Wissen und Fähigkeiten

Mitarbeiter, die selber Vorlagen erstellen und verwalten 

In einem nächsten Schritt sollen die Mitarbeitenden die Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten von LAWLIFT kennenlernen, indem sie z.B. einfache Vorlagen selbst bauen. Für den schnellen und sicheren Einstieg eignet sich vor allem die Teilnahme an der Akademie. Aber auch in unserer Hilfe finden sich einige Videos und Artikel zum Sofortlernen. Dieser Punkt macht insbesondere für die Mitarbeitenden Sinn, welche in Zukunft eigenständig Vorlagen erstellen und verwalten sollen.

Mitarbeiter, die Dokumente erstellen 

Sollen Ihre Mitarbeitenden ausschließlich mit Publikationslinks arbeiten oder ist diesen die “Read only”-Rolle zugewiesen, bietet es sich an, auch hier mit einem kurzen Hilfevideo oder einer PowerPoint Präsentation zu arbeiten, um den Mitarbeitenden die Angst zu nehmen: Wie öffne ich eine Publikation? Wie fülle ich den Fragenkatalog aus? Wie exportiere ich ein Dokument? Verdeutlichen Sie, dass die Erstellung eines Dokuments nun schnell, einfach und ohne Hinzuziehung eines Kollegen oder einer Kollegin aus der Rechtsabteilung möglich ist.

Für alle Mitarbeitenden

Um einen reibungslosen, unternehmensinternen Prozess für die Nutzung von LAWLIFT zu etablieren, empfehlen wir die Benennung eines Ansprechpartners sowie die regelmäßige Verständigung beispielsweise in Meetings um Fragen und Feedback zu erfassen. An diesen kann auch, soweit gewünscht, ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin von LAWLIFT unterstützend teilnehmen. 

Weiterhin hat es sich bewährt, den Status aller Vorlagen in einer Übersicht beispielsweise einer Excel-Tabelle darzustellen: 

• Welche Vorlagen gibt es? 
• Welche sind fertig? 
• Welche müssen überarbeitet werden? 
• Wer ist inhaltlich verantwortlich? 
• Welche Vorlagen sollen noch umgesetzt werden? 

Ausschlaggebend ist, den Mitarbeitenden deutlich zu machen, welche Verträge oder sonstigen Dokumente bereits automatisiert vorliegen und wo diese zu finden sind (z.B. Publikationslinks). 

Empfehlenswert ist außerdem, bestehende, alte Lösungen abzuschalten, um die Mitarbeitenden zur Nutzung von LAWLIFT zu bewegen.

Durch die immense Zeitersparnis, die mit der Verwendung von LAWLIFT einhergeht und die einfache Art der Anwendung werden Ihre Mitarbeitenden schnell Fortschritte in der Nutzung machen. Im gesamten Rollout-Prozess begleiten wir Sie, stellen Ihnen Materialien zur Verfügung und stehen Ihnen gerne unterstützend zur Seite!

4. Cheat Sheet Publikationen

Um Ihren Mitarbeitenden einen möglichst barrierefreien Zugang zu den Publikationen zu ermöglichen, kann es hilfreich sein, eine Übersicht über die Funktionen zur Verfügung zu stellen. Eine solche Aufstellung von Bearbeitungshinweisen sehen Sie hier und können Sie sich gerne herunterladen, um diese an Ihre konkreten Anwendungsfälle anzupassen:

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