Atención
Dado que la introducción de una nueva aplicación Legal-Tech puede verse diferente en cada empresa, entienda nuestra lista como una sugerencia y una colección de ideas.
Su éxito durante la implementación:
- Identificación de grupos de usuarios
- Dar a conocer LAWLIFT: por ejemplo, boletín informativo, Sharepoint
- Impartir conocimientos y habilidades: videos, página de ayuda
- Proporcionar información sobre las plantillas disponibles
1. ¿Cómo preparo una implementación éxitosa?
Una implementación exitosa está directamente relacionada con la identificación de sus propios grupos de usuarios. Debe tener claro dónde, cómo y quién debe utilizar LAWLIFT en el futuro. Puedes hacerte las siguientes preguntas al respecto:
- ¿A qué grupo objetivo se debe llegar?
- ¿Cómo se debe llegar al grupo objetivo?
- ¿Qué tan grande es el grupo objetivo?
- ¿Los futuros usuarios crearán plantillas ellos mismos como autores o solo serán usuarios de plantillas automatizadas?
- ¿Tienes conocimientos previos de LAWLIFT o afinidades técnicas?
- ¿Cómo es el proceso de creación de documentos en este momento? ¿Ya se utilizan productos de la competencia?
- ¿En qué canales se puede o se debe anunciar LAWLIFT?
2. ¿Cómo aumento la visibilidad de mi aplicación Legal-Tech en la empresa?
Idea
Desde nuestro punto de vista, los siguientes han demostrado su eficacia:
- Boletín interno
- Sitio web interno/Sharepoint
- Proceso de incorporación visual
En primer lugar, se debe informar a todos los empleados sobre la introducción de LAWLIFT a través de una oficina central.
Por ejemplo, la introducción de un boletín interno Legal-Tech es una buena idea. Puede enviarse a los empleados a intervalos regulares y contener información sobre LAWLIFT (¿Qué es? ¿Qué puede hacer con él? ¿Cuáles son los beneficios? Sus historias de éxito). Si crea publicaciones, estas también se pueden incluir en el boletín.
También ha resultado útil configurar un sitio de tecnología legal (por ejemplo, en Sharepoint) o una base de conocimientos interna que proporcione toda la información importante sobre LAWLIFT en un solo lugar. Esto incluye, en particular, enlaces a publicaciones utilizables, LAWLIFT Academy, la página de ayuda de LAWLIFT y la lista de una persona de contacto interna que puede ayudar a los usuarios con sus preguntas y problemas.
También tiene sentido incluir LAWLIFT directamente en el proceso de incorporación y apoyarlo visualmente. Por ejemplo, se puede poner a disposición de los nuevos empleados un tráiler LAWLIFT, que explica breve y claramente cómo funciona LAWLIFT. También hemos tenido buenas experiencias con videos para empleados existentes. Dicho curso es rápido de ver, puede resaltar las ventajas de trabajar con LAWLIFT y proporciona un conocimiento inicial del trabajo con LAWLIFT. Alternativamente y como apoyo, puede proporcionar la información más importante en una presentación de PowerPoint.
3. Transferencia de conocimientos y habilidades
Empleados que crean y administran plantillas ellos mismos
Idea
Los empleados que vayan a crear y gestionar plantillas de forma independiente en el futuro pueden registrarse en nuestra Academia LAWLIFT.
En el siguiente paso, los empleados deben familiarizarse con las funciones y las posibles aplicaciones de LAWLIFT, por ejemplo, creando ellos mismos plantillas sencillas. La participación en la academia es especialmente adecuada para empezar de forma rápida y segura. Pero también en nuestra página de ayuda encontrarás algunos videos y artículos para el aprendizaje inmediato. Este punto tiene especial sentido para los empleados que crearán y administrarán plantillas de forma independiente en el futuro.
Empleados que crean documentos
Idea
Cree un breve video explicativo o inserte una presentación de Power Point.
Si se supone que sus empleados solo deben trabajar con enlaces de publicación o si se les asigna el rol de "solo lectura", es una buena idea trabajar con un breve video de ayuda o una presentación de PowerPoint para quitarles el miedo a los empleados: ¿Cómo abro una publicación? ¿Cómo completo el cuestionario? ¿Cómo exporto un documento? Deje en claro que un documento como un contrato ahora se puede crear de forma rápida, fácil y sin involucrar a un colega del departamento legal.
Para todos los empleados
Idea
- Designación de una persona de contacto en su empresa con reuniones periódicas para preguntas y comentarios.
- Resumen del estado de las plantillas
- Desactivar las soluciones antiguas
Para establecer un proceso interno de la empresa fluido para usar LAWLIFT, recomendamos nombrar a una persona de contacto y comunicarse regularmente, por ejemplo, en reuniones, para recopilar preguntas y comentarios. Si lo desea, un empleado de LAWLIFT también puede participar en estas reuniones con apoyo.
También ha resultado útil mostrar el estado de todas las plantillas en un resumen , por ejemplo, en una hoja de cálculo de Excel:
- ¿Qué plantillas hay?
- ¿Cuáles están terminadas?
- ¿Cuáles necesitan revisión?
- ¿Quién es el responsable del contenido?
- ¿Qué plantillas quedan por implementar?
Es crucial dejar claro a los empleados qué contratos u otros documentos ya están automatizados y dónde se pueden encontrar (por ejemplo, enlaces de publicación).
Consejo
Puede, por ejemplo, crear su propia pestaña "Plantillas" directamente en Word, en la que sus empleados pueden encontrar los enlaces de publicación.
También se recomienda desactivar las soluciones antiguas existentes para animar a los empleados a utilizar LAWLIFT.
Debido al inmenso ahorro de tiempo asociado con el uso de LAWLIFT y la naturaleza simple de la aplicación, sus empleados progresarán rápidamente en su uso. ¡Le acompañamos durante todo el proceso de implementación, le proporcionamos materiales y estamos encantados de ayudarle!
