Attention
Étant donné que l'introduction d'une nouvelle application juridique peut se présenter de différentes manières dans chaque entreprise, veuillez considérer notre liste comme une recommandation et une collection d'idées.
Succès:
- Identifier les groupes d'utilisateurs
- Promouvoir LAWLIFT : par exemple via une newsletter, Sharepoint
- Transmettre des connaissances et des compétences : vidéos, page d'aide
- Fournir des informations sur les modèles disponibles
1. Comment préparer un déploiement réussi ?
Un déploiement réussi est directement lié à l’identification de vos propres groupes d’utilisateurs. Vous devez savoir clairement où, comment et par qui LAWLIFT sera utilisé. Pour ce faire, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quel groupe cible faut-il atteindre ?
- Comment atteindre le groupe cible ?
- Quelle est la taille du groupe cible ?
- Les futurs utilisateurs créeront-ils eux-mêmes des modèles en tant qu’auteurs ou seront-ils simplement des utilisateurs de modèles automatisés ?
- Avez-vous une connaissance préalable de LAWLIFT ou des affinités techniques ?
- À quoi ressemble actuellement le processus de création de documents ? Des produits concurrents sont-ils déjà utilisés ?
- Sur quelles chaînes peut-on ou doit-on faire la publicité de LAWLIFT ?
2. Comment augmenter la visibilité de mon application legal tech dans l’entreprise ?
Idée
De notre point de vue, ce qui suit à fait ses preuves :
- Bulletin interne
- Site Web interne/ Sharepoint
- Visualisation du processus d'intégration
Tout d'abord, tous les collaborateurs doivent s'informer sur la mise en place de LAWLIFT au travers d'un point central.
Une façon de la faire est d’introduire une newsletter juridique interne qui est envoyée aux employés à intervalles réguliers et contient des informations sur LAWLIFT (Qu'est-ce que c'est ? Qu'en faites-vous ? Quels sont les avantages ? Vos réussites) et des liens vers de nouvelles publications si vous les utilisez.
De plus, il s'est également avéré utile de mettre en place une page de technologie juridique (par exemple dans Sharepoint) ou une base de connaissances de l'entreprise, qui fournit toutes les informations importantes sur LAWLIFT de manière regroupée. Cela inclut notamment des liens vers des publications utilisables, vers l'Académie LAWLIFT ainsi que vers la page d'aide de LAWLIFT et la mention d'une personne-contact interne à l'entreprise qui peut aider les utilisateurs en cas de questions et de problèmes.
Il est également judicieux d’inclure LAWLIFT directement dans le processus d’intégration et de le soutenir visuellement. Par exemple, les nouveaux employés peuvent se voir proposer une courte bande-annonce de LAWLIFT, qui explique brièvement et clairement comment fonctionne LAWLIFT. Nous avons également eu une bonne expérience avec des vidéos pour les employés existants. Une telle vidéo est rapidement visionnée, peut mettre en avant les avantages de travailler avec LAWLIFT et fournir des connaissances initiales pour travailler avec LAWLIFT. En alternative, ou à titre complémentaire, vous pouvez fournir les informations les plus importantes dans une présentation PowerPoint.
3. Acquérir des connaissances et des compétences
Employés créant et administrant des modèles
Idée
Les employés qui souhaitent créer et gérer des modèles de manière indépendante à l'avenir peuvent s'inscrire à notre Académie LAWLIFT.
Dans la prochaine étape, les employés devraient découvrir les fonctions et les possibilités d'application de LAWLIFT, par exemple en construisant eux-mêmes des modèles simples, en regardant la page d'aide ou les vidéos de l'académie. Cet aspect est particulièrement pertinent pour ceux qui sont censés créer et gérer des modèles de manière autonome.
Employés créant des documents
Idée
Créez une courte vidéo explicative ou incluez une présentation Power Point.
Si vos employés sont censés travailler exclusivement avec des liens de publication ou s'ils se voient attribuer le rôle « Lecture seule », il est judicieux de travailler avec une courte vidéo d'aide ou à l'aide d'une présentation PowerPoint pour apaiser l'éventuelle nervosité des employés : Comment ouvrir une publication ? Comment remplir le questionnaire ? Comment exporter un document ? Expliquez leur clairement que la création d'un document est désormais rapide, facile et possible sans l'implication d'un collègue du service juridique.
Pour tous les salariés
Idée
- Désignation d'un interlocuteur dans votre entreprise avec des réunions régulières pour les questions et les retours
- Aperçu de l'état des modèles
- Désactivez les anciennes solutions
Afin d'établir un processus interne fluide pour l'utilisation de LAWLIFT, nous vous recommandons de nommer une personne de contact et de communiquer régulièrement, par exemple lors de réunions, pour enregistrer les questions et les commentaires. Si vous le souhaitez, un employé de LAWLIFT peut également participer à ces réunions pour vous apporter son soutien.
De plus, il s'est également avéré utile d'afficher l'état de tous les modèles dans un aperçu, par exemple dans un tableau Excel :
- Quels modèles existe-t-il ?
- Lesquels sont terminés ?
- Lesquels doivent être révisés ?
- Qui est responsable du contenu ?
- Quels modèles doivent encore être implémentés ?
Il est crucial d'indiquer clairement aux employés quels contrats ou autres documents sont déjà automatisés et où ils peuvent les trouver (par exemple, des liens de publication).
Conseil
Vous pouvez par exemple créer votre propre onglet « Modèles » directement dans Word, sous lequel vos employés pourront retrouver les liens des publications.
Il est également recommandé de désactiver les anciennes solutions existantes afin d'inciter les employés à utiliser LAWLIFT.
En raison des économies de temps considérables associées à l'utilisation de LAWLIFT et de part sa la simplicité d'utilisation, vos employés progresseront rapidement dans son utilisation. Tout au long du processus de déploiement, nous vous accompagnons, vous fournissions des documents et nous sommes heureux de vous aider.
