Breve resumen:
- Coloque tres documentos del mismo tipo uno al lado del otro.
- Visualice qué elementos de texto se repiten o difieren en contenido.
- Junto a cada cláusula, escriba la condición bajo la cual deben aparecer los elementos de texto variable que contiene. También puede definir un estándar que se utilizará en todos los casos. Seleccione las cláusulas en consecuencia.
En detalle:
PASO 1: recopile todos los tipos de documentos que utiliza con frecuencia. A menudo, utiliza el tipo de documento varias veces al mes. El tipo de documento es el nombre genérico de los documentos sin tener que concordar en cada detalle.
PASO 2: Puede encontrar patrones comparando varios documentos del mismo tipo (por ejemplo, contratos de trabajo). En la próxima oportunidad, coloque tres documentos del mismo tipo uno al lado del otro.
Considere qué elementos de texto se repiten o difieren en contenido. Seleccione los mismos elementos de texto y otros similares.
Consejo
Dado que los documentos a menudo se reformulan por completo, no es raro que se utilicen diferentes formulaciones para el mismo contenido normativo, incluso si difieren solo ligeramente. Preste atención a estas partes del texto formuladas de esta manera y decida qué formulación lingüística debe utilizarse en el futuro. Por supuesto, también puede utilizar frases en diferentes idiomas en la plantilla inteligente.
PASO 3: Verifique la economía de la automatización. Las mismas o similares cláusulas o elementos de texto generalmente pueden representar hasta el 100% del documento.
La automatización de menos del 10% rara vez vale la pena. Cuanto mayor sea la proporción de cláusulas o elementos de texto iguales y similares, más valiosa será la automatización. A medida que aumenta el número de variantes, es decir, elementos de texto o cláusulas similares pero no idénticos, el valor añadido a través de la automatización aumenta enormemente.
Sin embargo, no todos los casos individuales deben presentarse como una variante. El factor decisivo es la frecuencia con la que se utilizan elementos de texto similares. El 20% de los elementos de texto menos utilizados quedan reservados para el caso individual o la adaptación individual. Sin embargo, usted mismo decide el grado de perfección de su plantilla inteligente y, por supuesto, puede ajustar la proporción.
PASO 4: Desarrolle la lógica legal. Escriba junto a cada cláusula la condición bajo la cual deben aparecer los elementos de texto variable que contiene. También puede definirlos como estándar.
También puede combinar varias condiciones en grupos de casos, presuponer condiciones negativas o incluso definir el carácter de las cláusulas y convertirlas en un requisito previo (por ejemplo, cláusulas favorables al empleador o cláusulas favorables a los empleados o un contrato de trabajo mutuamente justo).
Marque las cláusulas en su documento de Word en consecuencia.
