Zusammenfassung:
1. Legen Sie bei nächster Gelegenheit drei Dokumente desselben Typs nebeneinander.
2. Vergegenwärtigen Sie sich, welche Textelemente sich inhaltlich wiederholen bzw. voneinander unterscheiden.
3. Schreiben Sie neben jede Klausel, unter welcher Bedingung, die in ihr enthaltenen variablen Textelemente erscheinen sollen. Fassen Sie die Bedingungen zusammen, kombinieren Sie sie oder bilden Sie Regelgruppen. Markieren Sie die Klauseln entsprechend.
Im Einzelnen:
SCHRITT 1: Sammeln Sie alle Dokumententypen, die Sie häufig verwenden. Häufig heißt, Sie verwenden das Dokument bzw. den Dokumententyp idealerweise mehrmals im Monat. Der Dokumententyp ist die generische Bezeichnung von Dokumenten, ohne dass diese in jedem Detail übereinstimmen müssen.
SCHRITT 2: Muster finden Sie, indem Sie mehrere Dokumente eines Typs vergleichen. Legen Sie bei nächster Gelegenheit drei Dokumente desselben Typs nebeneinander.
Vergegenwärtigen Sie sich, welche Textelemente sich inhaltlich wiederholen bzw. voneinander unterscheiden. Markieren Sie dieselben und ähnliche Textelemente.
Tipp
Da Dokumente oft vollständig neu formuliert werden, ist es nicht selten, dass für den selben Regelungsgehalt unterschiedliche, oft auch nur im kleinen abweichende Formulierungen verwendet werden. Achten Sie auf diese so formulierten Textteile und entscheiden Sie sich, welche sprachliche Formulierung künftig verwendet werden soll. Selbstverständlich können Sie auch unterschiedliche sprachliche Formulierungen in der intelligenten Vorlage verwenden.
SCHRITT 3: Prüfen Sie die Wirtschaftlichkeit der Automatisierung.
Je höher der Anteil derselben und ähnlichen Klauseln oder Textelemente ist, umso mehr lohnt sich eine Automatisierung. Mit steigendem Variantenreichtum, d.h. ähnlichen aber nicht identischen Textelementen oder Klauseln, steigt die Wertschöpfung durch Automatisierung massiv an.
Nicht jeder Einzelfall muss indes als Variante abgelegt werden. Entscheidend ist die Häufigkeit der Verwendung ähnlicher Textelemente. Die 20% der am wenigsten verwendeten Textelemente bleiben dem Einzelfall bzw. der individuellen Anpassung vorbehalten. Sie selbst entscheiden aber über den Perfektionsgrad Ihrer intelligenten Vorlage und können das Verhältnis natürlich anpassen.
SCHRITT 4: Arbeiten Sie die juristische Logik auf.
Schreiben Sie neben jede Klausel, unter welcher Bedingung die in ihr enthaltenen variablen Textelemente erscheinen sollen. Fassen Sie die Bedingungen zusammen, kombinieren Sie sie oder bilden Sie Regelgruppen. Sie können auch einen Standard definieren (negative Bedingung: „solange nicht diese Antwort gegeben wird“). Legen Sie fest unter welchem Fragentyp die Bedingungen abgefragt werden sollen (Auswahl-, Multiplechoice-, Text- oder Serienfrage).
Es ist auch möglich den Charakter des Dokuments mit einem Click zu ändern. Sie können zur Auswahl stellen, ob arbeitgeberfreundliche Klauseln oder arbeitnehmerfreundliche Klauseln verwendet werden sollen.
Markieren Sie die Klauseln in Ihrem Word-Dokument entsprechend.
