En bref :
- À la prochaine occasion, placez trois documents du même type côte à côte.
- Visualisez quels éléments de texte sont répétés et ou diffèrent en contenu.
- À côté de chaque clause, indiquez la condition sous laquelle les éléments de texte variables qu'elle contient doivent apparaître. Regroupez les conditions, combinez-les ou formez des groupes de règles. Indiquez les valeurs par défaut si nécessaire. Sélectionnez les clauses en conséquence.
En détail :
ÉTAPE 1 : Rassemblez tous les types de documents que vous utilisez fréquemment. "Fréquemment" signifie que vous utilisez le document ou le type de document plusieurs fois par mois. Le type de document est la désignation générique des documents, sans qu'ils soient nécessairement identiques dans tous les détails.
ÉTAPE 2 : Vous pouvez trouver des idées de modèles en comparant plusieurs documents du même type (par exemple, des contrats de travail). À la prochaine occasion, placez trois documents du même type côte à côte. Visualisez quels éléments de texte sont répétés et ceux qui varient d'un document à l'autre. Identifiez les éléments identiques et les éléments similaires.
Astuce
Les documents étant souvent complètement reformulés, il n'est pas rare que des formulations différentes soient utilisées pour exprimer une idée ou une règle identique. Faites attention à ces différences et décidez quelle formulation doit être utilisée à l'avenir. Bien entendu, vous pouvez également utiliser différentes formulations dans le modèle intelligent.
ÉTAPE 3 : Vérifiez les aspects économiques de l'automatisation. Les clauses ou éléments de texte identiques ou similaires peuvent représenter jusqu'à 100 % du document.
Une automatisation de moins de 10 % vaut rarement la peine. Plus la proportion de clauses ou d'éléments de texte identiques et similaires est élevée, plus l'automatisation devient intéressante. À mesure que le nombre de variantes augmente, c'est-à-dire d'éléments de texte ou de clauses similaires mais non identiques, la valeur ajoutée de l'automatisation augmente massivement.
Il n'est toutefois pas nécessaire de classer chaque cas particulier comme variante. Ce qui compte, c'est la fréquence d'utilisation d'éléments similaires. Les 20% d'éléments les moins utilisés sont réservés aux cas particuliers ou à l'adaptation individuelle. Cependant, c'est vous qui décidez du degré de perfection de votre modèle intelligent et vous pouvez bien sûr ajuster cette proportion.
ÉTAPE 4 : Élaborez la logique juridique. Écrivez à côté de chaque clause la condition sous laquelle les éléments de texte variables qu'elle contient doivent apparaître. Faites la synthèse des conditions, combinez-les ou formez des groupes de règles. Vous pouvez également définir une norme (condition négative : "tant que cette réponse n'est pas donnée"). Définissez sous quel type de question les conditions doivent être posées (question à choix, à choix multiples, à texte ou en série).
Il est également possible de changer la nature du document en un clic. Vous pouvez choisir d'utiliser des clauses favorables à l'employeur ou des clauses favorables à l'employé.
Marquez les clauses en conséquence dans votre document Word.
Il est également possible de changer la nature du document en un clic. Vous pouvez choisir d'utiliser des clauses favorables à l'employeur ou des clauses favorables à l'employé.
Marquez les clauses en conséquence dans votre document Word.
