Ziel der Dokumentenautomatisierung ist es, eine gleichbleibend hohe Qualität aller Vorlagen sicherzustellen sowie Fehler bei der Generierung wichtiger Dokumente zu minimieren.
- Bei dieser Arbeitsweise gibt es eine verantwortliche Person (der "Pilot"). Diese ist für die Erstellung der Vorlage in Lawlift verantwortlich und hat "die Zügel in der Hand". Diese Person nimmt Änderungswünsche entgegen und entscheidet über deren Umsetzung. So kann der Überblick gewahrt und die Qualität gesichert werden.
- Hinzu kommt eine zweite Person (der „Navigator“). Deren Aufgabe ist es, nach dem Vier-Augen-Prinzip zu helfen, alle Veränderungen zu ermitteln und zu dokumentieren. Diese Person arbeitet jedoch nicht direkt in Lawlift.
Gemeinsam werden inhaltliche Entscheidungen getroffen, die vom Piloten umgesetzt und vom Navigator außerhalb von Lawlift dokumentiert werden. Ähnlich wie beim Pair-Programming findet ein reger Wissensaustausch statt und Fehler können schneller erkannt werden.
Tipp
Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Änderungsstand der Vorlage im Blick gehalten und die Qualität sichergestellt ist. Verwechslungen und unterschiedliche Vorgehensweisen werden verhindert. So bekommt jeder einen Überblick über das Projekt, Wissen wird geteilt und Fehler werden schneller erkannt.
Ein solches Vorgehen macht auch eine Änderungshistorie in Lawlift überflüssig, da der Bearbeiter immer weiß, wo das Template aktuell steht und welche Änderungen vorgenommen wurden oder noch ausstehen.
Der Team-Modus
Der Teammodus bietet Ihnen die Möglichkeit, mit mehreren Bearbeitern gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten an einer Vorlage zu arbeiten. Aber hier sollte man vorsichtig sein. Es kann schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren.
Use-Cases für den Teammodus sind beispielsweise ein Wechsel der Beabeiter durch andere User oder der Fall, dass sich eine kleine Gruppe von Bearbeitern die Verantwortung teilt.
Wenn Mitarbeiter Änderungswünsche haben, kann es sinnvoll sein, diese außerhalb von Lawlift zu sammeln, auszuwerten und dann aus einer Hand umsetzen zu lassen.
Auf jeden Fall sollte vermieden werden, dass die Übersicht über die Bearbeiter verloren geht. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass der aktuelle Bearbeitungsstand aus den Augen verloren wird und die Qualität der Vorlage leidet.
