Si vous souhaitez utiliser un modèle automatisé avec LAWLIFT, vous pouvez le faire de deux manières :
- Vous utilisez le modèle automatisé dans LAWLIFT. Pour ce faire, vous avez besoin d'un compte utilisateur et vous devez vous connecter à LAWLIFT.
- Vous utilisez le modèle automatisé en dehors de LAWLIFT. Vous n'avez ainsi pas besoin d'un compte utilisateur LAWLIFT.
La deuxième façon de générer des documents est au centre de cet article.
Info
Vous êtes invité à mettre l'article suivant à la disposition de vos employés en interne pour les guider dans la génération de documents.
Où puis-je trouver les modèles ?
Si vous souhaitez utiliser un tel modèle, vous devez d'abord vérifier auprès de votre équipe LAWLIFT dans votre entreprise comment le modèle sera mis à votre disposition. Le modèle peut être rendu accessible :
- dans Word via un "bouton Modèle",
- sur une page de l'intranet,
- sur une page de votre SharePoint, Confluence etc. ou
- via un lien.
Partout où vous pouvez accéder au modèle, vous trouverez généralement des informations supplémentaires fournies par votre équipe, telles qu'une vidéo ou un court texte sur le contenu du modèle.
Utilisation du modèle
Pour utiliser le modèle, cliquez sur le bouton, le lien ou l'élément de menu.
Votre navigateur va maintenant s'ouvrir et le processus de création de document va commencer.
Astuce
Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter et essayer quelques exemples de modèles ici sur notre site Web : https://fr.lawlift.com/use-cases-document-automation . Pour ce faire, veuillez toujours cliquer sur "Voir le modèle".
Veuillez répondre à toutes les questions. En fonction de vos réponses, les modules de texte fournis par l'auteur seront assemblés.
Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, cliquez sur le bouton "Exporter le document" dans le coin supérieur droit. Un fichier Word est ainsi généré et enregistré localement. Vous pouvez maintenant l'utiliser comme n'importe quel autre fichier Word.
Options
Il se peut que vous ne puissiez exporter vers Word que si toutes les questions ont reçu une réponse. L'auteur du modèle peut en effet rendre toutes les questions obligatoires.
Il est également possible que vous ne puissiez générer qu'un fichier Word protégé en écriture, que vous n'êtes donc pas autorisé à modifier vous-même. Cela peut être contrôlé par l'auteur du modèle.
L'accès au modèle peut être restreint par l'auteur. Selon la méthode que vous choisissez (authentification unique SSO, liste blanche d'adresses IP, liste blanche de noms de domaine), vous devez soit ne rien faire du tout, soit entrer un mot de passe à usage unique. Pour toute question, veuillez contacter l'auteur.
Dans le cas où la mise en page (formatage) du fichier Word est incorrecte ou semble différente de la normale, veuillez contacter l'auteur du modèle. Il peut contrôler le formatage.
L'auteur peut également vous donner la possibilité de télécharger non seulement le fichier Word, mais également les réponses au format de fichier JSON ou au format de fichier CSV. Une fois que vous avez téléchargé les réponses, vous pouvez les importer ultérieurement. Pour cela, revenez au modèle et utilisez le lien "Importer les réponses" en bas à gauche du questionnaire.
Dans le cas de documents bilingues (deux colonnes), vous pouvez choisir lors de l'export si vous avez besoin des deux langues ou si vous souhaitez n'utiliser qu'une seule langue.
Vous pouvez changer le nom du fichier et aussi les noms des autres fichiers à générer si vous déplacez la souris sur le bouton "Exporter le document" sans cliquer. Après un instant, un menu apparaît dans lequel vous pouvez effectuer les modifications.
