Un outil très efficace en lien avec Power Automate est l'approbation automatique de certaines données. Pour ce faire, vous créez un onglet de données dans votre modèle où vous pouvez afficher ses données principales. L'onglet de données est exporté au format JSON. Dans ce format, les données peuvent être lues par Power Automate et ainsi initier un processus d'approbation. Dans ce qui suit, nous vous expliquerons comment cela fonctionne :

1.Exportez un document d'exemple avec l'onglet de données.

Votre modèle ressemblera à ceci et doit contenir un onglet de données. Celui-ci est exporté au format JSON. Vous pouvez ouvrir ce fichier avec différents programmes. Cependant, vous devez ajouter un ajout au fichier.

Après avoir saisi les données requises, le fichier JSON exporté ressemblera à ceci :

{"PowerBI HR Dashboard": {
	"email":"john@doe.com",
	"Firstname":"John",
	"Lastname":"Doe",
	"Gender":"Female",
	"Residence":"Berlin",
	"Salary":2500,
	"Startdate":"December 01, 2023",
	"Minijob":"No",
	"Probationary_period":"Yes",
	"Field_of_application":"Job title",
	"Place_of_activity":"Place"
	}
}

Maintenant, vous devez ajouter l'ajout suivant : {"Metadata": { __JSON-file__ }}.

{"Metadata": {
	"PowerBI HR Dashboard": {
		"email":"john@doe.com",
		"Firstname":"John",
		"Lastname":"Doe",
		"Gender":"Female",
		"Residence":"Berlin",
		"Salary":2500,
		"Startdate":"December 01, 2023",
		"Minijob":"No",
		"Probationary_period":"Yes",
		"Field_of_application":"Job title",
		"Place_of_activity":"Place"
		}
	}
}

2. Configuration du flux de travail Power Automate :

Maintenant, vous avez tout ce qu'il faut pour créer un nouveau flux dans Power Automate. Le point de départ est le déclencheur LAWLIFT pour l'exportation de documents. À partir de là, vous créez le processus d'approbation.

La prochaine étape consiste à préparer Power Automate à utiliser vos métadonnées. Pour ce faire, sélectionnez "Parse JSON" comme étape suivante. Ensuite, choisissez "Objet de données personnalisé" comme contenu dans la première ligne et générez un schéma à partir d'un exemple. Pour ce faire, cliquez sur "Utiliser un exemple de charge utile pour générer un schéma".

Vous serez maintenant invité à fournir le fichier d'exemple JSON que nous avons créé précédemment. Vous pouvez l'insérer dans cette fenêtre. 

Si vous cliquez sur "Terminé", le format spécifié est modifié afin qu'il puisse être lu par Power Automate. En fin de compte, notre schéma ressemblera à ceci :

Avec cela, vous avez préparé le terrain pour intégrer les métadonnées dans votre flux. À noter, si vous spécifiez un type de fichier pour toutes les variables ("string" ou "integer"), des valeurs doivent être insérées pour les variables respectives pour chaque export. Sinon, le flux ne fonctionnera pas

3. Mise en place des conditions pour le processus d'approbation

À ce stade, vous pouvez utiliser les métadonnées que vous venez de stocker pour définir une condition qui déclenche le processus d'approbation. Pour ce faire, sélectionnez "Condition" comme étape suivante. 

Vous avez maintenant la possibilité de sélectionner la propriété correspondante. Ici, nous allons sélectionner le salaire.

Une fois que vous avez défini la condition, vous pouvez choisir quelles étapes doivent être déclenchées par cette dernière. À ce stade, sélectionnez "Créer une approbation". Il a été déterminé ici que l'approbation doit être obtenue pour le document exporté si le salaire est supérieur à 40 000. Si ce n'est pas le cas, seule une notification par e-mail doit être envoyée.

Vous avez la possibilité de configurer tous les paramètres concernant l'approbation, tels que qui doit approuver, quel titre elle devrait avoir, ou qui est l'auteur. Ici aussi, vous pouvez vous appuyer sur les propriétés définies ci-dessus. Il en va de même pour l'approbation négative du côté droit.

Le processus d'approbation est désormais configuré et prêt à être utilisé. Une fois que vous l'appliquez à votre publication, il s'exécutera à chaque exportation ou soumission d'entretien (selon le déclencheur que vous choisissez)