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Ein sehr effektives Werkzeug in Verbindung mit Power Automate ist die automatische Genehmigung bestimmter Dokumente. Dazu erstellen Sie in Ihrer Vorlage einen Data-Tab, in dem Sie die Kerndaten der Vorlage sammeln können. Der Data-Tab wird im JSON-Format exportiert. In diesem Format können die Daten von Power Automate gelesen werden und so einen Genehmigungsprozess auslosen bzw. steuern. Im Folgenden möchten wir Ihnen erklären, wie das funktioniert:
1. Ein Beispieldokument mit Data-Tab exportieren.
Ihre Vorlage kann in etwa so aussehen und muss einen Data Tab enthalten. Diese wird im JSON-Format exportiert. Sie können diese Datei mit verschiedenen Programmen öffnen. Allerdings müssen Sie der Datei einen Zusatz hinzufügen.
Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben, sieht die exportierte JSON-Datei wie folgt aus:
{"PowerBI_HR_Dashboard": {
"Einsatzgebiet":"Stelle",
"Minijob":"nein",
"Startdatum":"4. Dezember 2023",
"Probezeit":"ja",
"Gehalt":2500,
"Wohnort":"Berlin",
"Geschlecht":"männlich",
"Taetigkeitsort":"Ort",
"Vorname":"Max",
"Nachname":"Mustermann",
"EMail":"max@mustermann.de"
}
}Nun müssen Sie den folgenden Zusatz hinzufügen: {"Metadata": { __JSON-Datei__ }}. In diesem Fall heißt der Datatab “Metadata”, daher wird hier dieser Name verwendet. Wenn Ihr Data-Tab einen anderen Namen hat, so müssen Sie statt “Metadata” diesen Namen verwenden.
Vergessen Sie nicht, nach dem Code die schließende geschweifte Klammer hinzuzufügen.
{"Metadata":
{"PowerBI_HR_Dashboard": {
"Einsatzgebiet":"Stelle",
"Minijob":"nein",
"Startdatum":"4. Dezember 2023",
"Probezeit":"ja",
"Gehalt":2500,
"Wohnort":"Berlin",
"Geschlecht":"männlich",
"Taetigkeitsort":"Ort",
"Vorname":"Max",
"Nachname":"Mustermann",
"EMail":"max@mustermann.de"
}
}
}2. Einrichten des PowerAutomate-Workflows:
Nun sind Sie bereit, einen neuen Flow in PowerAutomate zu erstellen. Der Ausgangspunkt ist der LAWLIFT-Auslöser für den Export von Dokumenten. Von hier aus erstellen Sie den Genehmigungsprozess.
Der nächste Schritt besteht darin, PowerAutomate auf die Verwendung Ihrer Metadaten vorzubereiten. Dazu wählen Sie im nächsten Schritt "JSON analysieren". Dann müssen Sie in der ersten Zeile als Inhalt "Objekt für angepasste Daten" auswählen und ein Schema aus einem Beispiel generieren. Dazu klicken Sie auf “Beispielnutzdaten zum Generieren eines Schemas verwenden”.
Sie werden nun nach der JSON-Beispieldatei gefragt, die wir zuvor erstellt haben. Diese können Sie in das sich öffnende Fenster einfügen:
Wenn Sie auf "Fertig" klicken, wird das angegebene Format so geändert, dass es von Power Automate ausgelesen werden kann. Am Ende wird das Schema wie folgt aussehen:
Damit haben Sie die Grundlage für die Verwendung der Metadaten in Ihrem Flow geschaffen. Hinweis: Wenn Sie für alle Variablen einen Dateityp angeben ("string" oder “integer”), so müssen bei jedem Export auch für die jeweiligen Variablen Werte vorliegen. Sonst wird der Flow nicht funktionieren.
3. Einrichten der Bedingung für den Genehmigungsprozess.
An dieser Stelle können Sie die Metadaten aus dem Data Tab verwenden, um eine Bedingung festzulegen, die Ihren Genehmigungsprozess auslöst. Wählen Sie dazu im nächsten Schritt "Bedingung".
Sie haben nun die Möglichkeit, die Variablen auszuwählen, welche noch Teil der JSON-Datei sind. Hier wählen wir das Gehalt aus.
Nachdem Sie die Bedingung festgelegt haben, können Sie auswählen, welche Schritte durch sie ausgelöst werden sollen. Wählen Sie an dieser Stelle "Genehmigung erstellen". Hier wurde festgelegt, dass für ein Gehalt über 40 000 eine Genehmigung für das ausgeführte Dokument eingeholt werden muss. Ist dies nicht der Fall, ist lediglich eine E-Mail-Benachrichtigung zu versenden.
Hier haben Sie die Möglichkeit alle Einstellungen bezüglich der Freigabe vorzunehmen, z.B. wer die Freigabe erteilen soll, welchen Titel sie hat oder wer der Autor ist. Auch hier können Sie auf die oben definierten Variablen aus der JSON-Datei zurückgreifen. Gleiches gilt für den negativen Pfad auf der rechten Seite.
Der Genehmigungsprozess ist nun eingerichtet und einsatzbereit. Nachdem Sie den Flow abgespeichert und benannt haben müssen Sie ihn noch in der Publikation auswählen. Dann wird er bei jedem Export oder jeder Einsendung eines Fragenkataloges ausgeführt (je nachdem, welchen Auslöser Sie gewählt haben).
