So senden Sie JSON-Daten an eine Online-XLS-Datei:

1. Gehen Sie zu PowerAutomate und erstellen Sie einen neuen Flow.

Sobald Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto bei PowerAutomate angemeldet haben, können Sie einen neuen Flow erstellen. Wie man einen neuen Flow in Power Automate im Allgemeinen einrichtet, wird im Artikel "Power Automate + Lawlift" erklärt.

Wählen Sie zunächst den Lawlift Export Trigger als Ausgangspunkt für Ihren Flow und wählen Sie im nächsten Schritt "JSON analysieren".

2. Erstellen Sie ein Schema

An dieser Stelle definieren Sie das Schema der JSON-Datei. Laden Sie dazu die JSON-Datei aus Ihrer Lawlift-Vorlage herunter, in welcher Sie einen Data-Tab eingefügt haben. Der Data-Tab kann z.B. so aussehen:

Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben, sieht die exportierte JSON-Datei wie folgt aus:

{"PowerBI_HR_Dashboard": {
	"Einsatzgebiet":"Einsatzgebiet",
	"Minijob":"nein",
	"Startdatum":"1. Januar 2024",
	"Probezeit":"ja",
	"Gehalt":4000,
	"Wohnort":"Berlin",
	"Geschlecht":"männlich",
	"Taetigkeitsort":"Ort",
	"Vorname":"Max",
	"Nachname":"Mustermann",
	"EMail":"email@email.com"
	}
}

Nun müssen Sie den folgenden Zusatz hinzufügen: {"Metadata": { __JSON-Datei__ }}. 

{"Metadata": 
	{"PowerBI_HR_Dashboard": {
		"Einsatzgebiet":"Stelle",
		"Minijob":"nein",
		"Startdatum":"4. Dezember 2023",
		"Probezeit":"ja",
		"Gehalt":2500,
		"Wohnort":"Berlin",
		"Geschlecht":"männlich",
		"Taetigkeitsort":"Ort",
		"Vorname":"Max",
		"Nachname":"Mustermann",
		"EMail":"max@mustermann.de"
		}
	}
}

2. Einrichten des PowerAutomate-Workflows:

Nun sind Sie bereit, einen neuen Flow in PowerAutomate zu erstellen. Der Ausgangspunkt ist der LAWLIFT-Auslöser für den Export von Dokumenten. Von hier aus erstellen Sie den Genehmigungsprozess.

Der nächste Schritt besteht darin, PowerAutomate auf die Verwendung Ihrer Metadaten vorzubereiten. Dazu wählen Sie im nächsten Schritt "JSON analysieren". Dann müssen Sie in der ersten Zeile als Inhalt "Objekt für angepasste Daten" auswählen und ein Schema aus einem Beispiel generieren. Dazu klicken Sie auf “Beispielnutzdaten zum Generieren eines Schemas verwenden”.

Sie werden nun nach der JSON-Beispieldatei gefragt, die wir zuvor erstellt haben. Diese können Sie in das sich öffnende Fenster einfügen:

Wenn Sie auf "Fertig" klicken, wird das angegebene Format so geändert, dass es von Power Automate ausgelesen werden kann. Am Ende wird das Schema wie folgt aussehen:

Damit haben Sie die Grundlage für die Verwendung der Metadaten in Ihrem Flow geschaffen. Hinweis: Wenn Sie für alle Variablen einen Dateityp angeben ("string" oder “integer”), so müssen bei jedem Export auch für die jeweiligen Variablen Werte vorliegen. Sonst wird der Flow nicht funktionieren.

3. Erstellen Sie eine Excel-Datei:

Erstellen Sie zunächst eine Excel-Datei und speichern Sie sie in Sharepoint an Ihrem gewünschten Speicherort.

Fügen Sie als Nächstes Spalten in die Excel-Datei ein, die dem Inhalt aus der JSON-Datei entsprechen.

4. Fügen Sie Excel zu Ihrem Flow hinzu:

Wählen Sie als nächsten Schritt "Zeilen zu Tabelle hinzufügen". Sie finden diese Aktion, indem Sie zunächst auf “Excel Online For Business” klicken und dann “Zeile zu Tabelle hinzufügen” auswählen.

Sie können nun die soeben erstellte Excel-Datei auswählen.

Jetzt können Sie sowohl die jeweiligen Spalten aus der XLS-Datei als auch die im Schema definierten Inhalte auswählen und zum Schritt in Ihrem Flow hinzufügen.

5. Flow in der LAWLIFT-Publikation auswählen

Nachdem Sie den Flow abgespeichert haben, können Sie in die Einstellungen Ihrer Publikation gehen und den entsprechenden Flow auswählen. Möglicherweise müssen Sie dem Trigger “Wenn Dokumente exportiert werden” noch einen Namen geben (in diesem Fall “Excel Tabelle aktualisieren”:

Den Namen des Flows finden Sie dann in der Publikation bei den Einstellungen über “Erweitert”:

6. Daten in die Excel-Datei einfügen

Der Flow wird nun bei jedem Export Ihrer Publikation angestoßen und die Daten werden in die angegebene Excel-Datei eingefügt.